前回、督促に利用する内容証明郵便のことをお話しましたが、今回は具体的な書き方、送り方をご説明いたします。
内容証明郵便はお手紙なので、法的拘束力はありませんが、相手方にプレッシャーを与えて支払を促す効果はあります。ただ何度も利用すると、逆に効果が薄れてしまいます。また書面で残るので、こちらに不利な証拠を与えてしまうことになりかねません。威圧的な言葉や「解除」の文言は使用しないよう注意しましょう。
まず用紙ですが、専用の赤枠用紙は売っていますが、どのような紙でも構いません。一般的にはＡ４横書きが多くなってきました。
ただどのような用紙であっても、一枚につき、文字数には規定があります。横書きの場合、一行２０文字以内、２６行以内で書くのが標準です。ここで注意すべきことは、句読点や記号、数字や半角文字も一文字とカウントされるということ。パソコン等で作成する場合、禁則処理の設定を一文字少なくすると安心です。文字数を間違って作成していると、郵便局で受け付けてくれません。出す前に、必ず文字数を数えて確認しましょう。
枚数が数葉にわたる場合、必ず契印が必要です。余白に捨印を押しておくと、軽微な訂正ができるので便利です。
印鑑は認印で構いません。差出人のところに押印しましょう。
原文ができたら、相手方、自分控、郵便局控と、まったく同じものを作成します。相手方に送る封筒も準備し、宛名までこちらが書いて一緒に窓口に出します。
次に、全国どこの郵便局でも扱ってくれる訳ではありません。集配局しか送れませんので、ご注意ください。窓口で出すときは、必ず「配達証明付き」にしましょう。これはいつ相手が受け取ったかを証明してもらえる制度です。「受け取ってない」と言われないためにも、絶対にお忘れなく！
最近では、オンラインでも利用が可能になりました。日本郵政グループのＨＰでご確認くださいね。
